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Operations Assistant

MALOUM

  • Österreich, Wien
  • Vollzeit
  • Homeoffice möglich
  • Remote

Aufgaben

  • Sicherstellen eines reibungslosen Tagesgeschäfts über KPI-Reporting, Finance, HR-Administration, Office-Organisation und Support hinweg.
  • KPI-Dashboards regelmäßig pflegen und Reporting-Routinen mit den Teams abstimmen.
  • Finanzprozesse unterstützen: Auszahlungen, Rechnungen und Spesen koordinieren; vorbereitende Buchhaltung begleiten.
  • HR-Administration übernehmen: Vertragsunterlagen, Stammdaten- und Abwesenheitspflege, Onboarding-Dokumente und Versand von Unterlagen.
  • Office-Management und Beschaffung steuern; Reisen und Team-Events koordinieren; einfache Website-Updates anstoßen.
  • Kundensupport bei Abwesenheiten vertreten und grundlegende Content-Moderation nach Richtlinien durchführen.

Profil

  • Abschluss in BWL/kaufmännische Ausbildung oder vergleichbar; 1–3 Jahre Berufserfahrung in Administration/Operations in einem dynamischen Umfeld.
  • Sehr gute Excel/Google Sheets Skills und hohe Datenaffinität; strukturierte Arbeitsweise im KPI-Tracking und Reporting.
  • Sicherer Umgang mit modernen Tools, schnelle Auffassungsgabe und Hands-on-Mentalität; Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
  • Professioneller Umgang mit sensiblen Inhalten, Datenschutz/Compliance

Wir bieten

  • Viel Freiraum für deine eigenen Ideen
  • Unkomplizierte und lockere Start-up Atmosphäre
  • Ein wachsendes & herzliches Team, das dich mit offenen Armen empfängt
  • Regelmäßige Events mit dem Team
  • Flexibilität in Bezug auf Zeiteinteilung und Remote Work
  • Schönes, klimatisiertes Büro in zentraler Lage
  • Großer, eigener Innenhof mit Griller & Tischtennistisch

Operations Assistant in Wien

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